La gestion de projet : enjeu stratégique pour les PME ?

Si on associe spontanément la gestion de projet aux grandes entreprises, elle n’en demeure pas moins très importante dans le cadre des PME-PMI.

Dans une petite structure, un projet va s’appuyer sur des ressources mobilisées simultanément sur plusieurs projets ou d’autres thématiques. La  communication et la coordination entre les équipes deviennent cruciales pour la maîtrise des délais, de la satisfaction client et des processus administratif contrôlés.

Nommer un chef de projet n’est pas toujours aisé dans ce type de structure et faire appel à un intervenant extérieur peut s’avérer couteux. Les enjeux sont plus de faire avancer les projets que de structurer une méthode projet. On aura tout intérêt à s’appuyer sur un logiciel de gestion de projet qui fournira un tuteur à la bonne réalisation des projets.Quid du logiciel de gestion de projet ?

Quelles sont les fonctions clé d’un logiciel de gestion de projet ?

Les fonctions d’un logiciel de gestion de projet dépendent des priorités de l’entreprise. Mais d’une manière générale, on peut relever plusieurs points récurrents.

Planifier et affecter les tâches : avec un logiciel de gestion de projet, vous attribuez à chacun un rôle, déterminez les différentes étapes de votre projet et  attribuez à chacun une tâche et une échéance de réalisation. Outre la délimitation précise du rôle de chaque partie prenante, le logiciel met en exergue les dépendances entre les tâches et vous permet de faire face en temps réel aux retards de réalisation.

Analyser : un logiciel vous procure un reporting précis du projet : combien de temps nécessaire par rapport à ce qui avait été initialement prévu ? D’où vient l’éventuel retard ? Au travers de diagramme comme le Gantt ou des plans de charge, la visibilité procurée permet au dirigeant d’améliorer son pilotage quotidien.

Grouper : vous attribuez les ressources du projet, les livrables et autres documents nécessaires. Accessibles à tous les protagonistes à un seul et même endroit, ils garantissent la bonne lisibilité du projet et sa réussite.

Gérer les risques : avec une matrice des risques reprenant chaque facteur de risque pondéré du degré de probabilité et la génération automatique de graphique. C’est maîtriser pour mieux anticiper.

Bien entendu, les fonctionnalités sont variables d’un logiciel à l’autre et évoluent en permanence. Selon l’éditeur de logiciel de gestion de projet Virage Group, les dernières tendances penchent vers la mise en place d’interfaces internet pour rendre encore plus accessibles les outils de gestion et l’apparition de fonctionnalités administratives.

Comment bien choisir son logiciel ?

Pour les entreprises de taille réduite, il existe un certain nombre de petits logiciels évolutifs pour la gestion de projets dont certains spécialisés par domaines d’activité (Lascom pour la construction, Performance Tourisme dans le management du tourisme…). Pour ne pas se tromper, mieux vaut suivre quelques étapes simples mais essentielles :

–    Définir votre besoin : en incluant dans la concertation, toutes les parties prenantes dans l’entreprise.
–    Réaliser un cahier des charges : en catégorisant vos besoins selon leur importance, vous aurez plus de facilité à faire un choix parmi les 3 ou 4 fournisseurs que vous aurez sélectionnés et à qui vous aurez demandé de répondre au cahier des charges.
–    Demander une démonstration : c’est essentiel pour appréhender le coté « intuitif » du logiciel. Vous pouvez également solliciter une période d’essai gratuite.
–    Enfin dernier conseil : demandez les références des fournisseurs potentiels et n’hésitez pas à contacter les entreprises pour avoir leur avis sur le produit et sur le soutient technique.